浅谈如何加强工程监理单位的合同管理及财务管理

目前,随着国家经济发展步伐的加快和建设工程项目的快速增长,工程监理行业作为建设工程项目供必监理服务的行业得到了迅速的发展。工程监理单位同在在项目工程建设过程中为工程技工投资、施工进度和质量的监理服务来实现建设项目的快速、安全地竣工和完成。由于工程监理单位发展速度的加快和市场需求的不断增长,工程监理单位在履行其职责过程中暴露出的问题也在逐渐增加。本文立足于工程监理行业,对工程监理单位的合同管理与财务管理问题进行了深入的探讨。 
  关键词工程监理单位;合同管理;财务管理 
  随着国内市场规范化、社会化的不断发展,工程监理在社会经济建设中的作用越发的突出。自1988年我国工程建设监理事业起步以来,经过近3年的推广和完善工作,工程监理单位逐步成为工程建设中的管理者和协调者,并承担起了协调施工单位和业主之间管理的重角色。同时,工程监理单位在保障工程项目建设中实现“投资、质量和进度目标”三素的统一上发挥着重的作用。工程项目建设由于涉及资金规模巨大的特殊性,直接关系到了地区经济、行业发展和国家稳定等众多问题。 
  一、工程监理单位合同管理的重性 
  根据我国《建筑法》中的法条规定,建设单位与监理单位之间应以书面形式订立相关的建设工程监理合同。监理合同是保证监理单位获得建设单位正式授权的重依据。如果工程监理单位的管理体制中存在合同管理不当的问题,在建设项目开展过程中就容易出现腐败孳生、纠纷不断等现象,同时也会加大监理单位开展工程项目协调管理工作的难度。因此,注重监理单位合同管理工作,对工程监理单位和建设施工单位双方都有着重的意义。 
  (一)加强合同管理是监理目标实现的基础 
  通过规范工程监理单位和建设施工单位之间的合同管理工作,实现合同签订、履行和管理等步骤的有序、稳定,是工程监理单位获得监理授权的重保证。只有严格制定在建项目合同,并按照法定的程序求监理单位和建设单位进行合同的签订和合同中文本条款的履行,才能督促监理单位更加积极、规范地开展监理活动,为在建项目实现规范化建设供更好的保障。严谨的合同内容是建设单位可以在建设项目中事中保证计划投资、工程进度和建设质量能够按照预期的建设项目目标完成的保证,可以实现在建工程项目建设的效率、进度和质量总体上的高。 
  (二)合同管理规范管理是实现监理工作的顺利开展的保障 
  工程监理单位同建筑单位之间的合同具备的法律效力是实现监理工作开展的主依据和最权威的文件,也是有效保障监理单位和建设施工单位双方各尽其责、共同完成项目建设的法律约束效力。由于市场因素在经济发展和项目建设中的渗透,监理单位和项目建设施工单位受到市场竞争和自身利益因素的影响,在实际的建设项目进行过程中,业主、建设施工单位等项目涉及的单位之间存在一种相对紧张的博弈关系,如果缺乏全面、科学、有效的合同,必然使得各方在工程项目建设进行过程中分别以自身的利益为先,导致工程建设项目监理失效、经济秩序混乱的情况出现。因此,工程监理单位作为第三方组织,通过规范的合同管理程序和合同履行监督程序将能有效地对项目建设过程中各方的行为进行有效地协调和约束作用,从而保证工程项目能够有条不紊地进行。 
  二、工程监理单位如何加强合同管理 
  (一)参与合同的谈判和制定过程 
  为了保证工程监理单位在建设项目进行过程中工作的开展顺利,工程监理单位应在项目工程业主和项目工程施工单位签订合同、施工方与监理单位签订授权合同之前就积极地投入到项目工程合同的准备、谈判和制定过程中去。工程监理单位参与合同谈判和制定过程,将为合同管理工作奠定优良的基础。例如,有些业主在实际的工程项目进行过程中其实并不欢迎监理公司的进入,而是由于政府法律法规等相关工作规定,不得不请监理单位进行监理工作。这些业主企业在实际项目进行过程中将监理视为累赘,同时认为付给监理单位的监理费用是一笔额外的资金负担。因此,业主单位认为既然监理单位是自己花钱请来负责监督工程进度和工程质量的,监理单位只需根据自身的需求做好相应职责即可,人为性地将监理单位排斥在业主决策和利益分配的过程之外,导致了监理单位在实际的工程建设过程中处于相对被动的地位。为了加强监理单位在工程建设项目中的实际作用,监理单位需首先融入到监理合同谈判和制定的过程中去。通过在合同准备和制定期间的全程参与,监理单位可以尽量避免合同中出现文本不规范或者合同条款和项目不清楚造成的经济责任风险和违约责任风险等问题。同时,积极参与合同的谈判过程,也方便监理单位及时掌握后期合同管理的第一手资料和信息,通过规范合同管理的方式,杜绝违法合同的制定与签订,并自觉起到维护合同订立过程中以及后期项目建设开工后各方的责任和义务。 
  (二)对合同项目内容进行分析 
  在项目工程合同签订后,监理单位及时认真组织对合同内容和各项目条款尽心认真的分析和研究工作。项目建设工程中,部分施工材料,如三大主材、管材和部分装饰材料等将由施工方供给,监理单位需确切地掌握这些材料的来源、采办过程,才能加强对投资控制和项目工程监理的工作效率。在捋顺合同条款和弄清合同内容的基础上,对合同中所包含的各个项目条款进行有条理的分类研究和解释。通过研究分析,及时找到合同中的缺陷和合同在实际项目建设操作过程中的弱点,并组织建立相应的应对方法预案。通过对合同内容及条款项目的分析,监理单位能够前预测到建设项目进行过程中可能发生风险的关键点,并根据合同内容督促签订合同的双发严格履行合同条款中标注出的义务和责任,防止风险出现和扩大的可能。同时,对于实际建设项目中出现的对合同部分项目管理条款有争议的地方,监理单位可以在预防该类情况发生和处理其发生后的索赔事件时掌握更多必的有效信息。 
  (三)高监理队伍的专业性 
  为了保证监理单位合同管理的科学性和规范性,高监理单位监理工程师的专业性和合同管理的能力是目前保证监理工作中合同管理能力高的重保障。因此,工程监理单位为了保证能建立一支专业水平高、应变能力强并且坚持合同内容原则的高素质人才队伍,就通过积极开展和举办监理工程师在职专业基础知识培训课程和工程实践经验讲座等培训工作,全面升各类监理人员的专业技能水平。在这一过程中,监理单位应加强监理工程师对新技术和新工艺的学习、加强对新的管理模式和管理系统的了解,并加深对当前新型建筑材料的认识,让新的建筑理念通过监理工作进入到业主单位和具体的施工单位之间,从而不断高行业的发展。同时,还不断加强对监理人员的职业道德教育和个人素养的高,积极鼓励和约束监理人员能够公平公正地处理工程项目建设合同管理中出现的各类问题。
      (四)对合同的履行情况进行跟踪和检查 
  在工程项目进行过程中,监理人员时刻注意合同中各个项目和条款的履行情况,对违反合同规定中的行为和内容应予以及时的指正,并责令其整改,对于已经造成不良后果的行为,及时予以仲裁并出相应的解决方案。然而,目前一些工程建设项目中,业主认为自身已经将工程监理项目委托给了项目监理公司,那么自身只需向工程监理单位质量、工期即可。在实际的工程项目进行中并不同监理相互配合,而是采取遇事则拖,拖不过再解决的方针,一旦出了问题就是监理单位的责任。为了尽可能的避免这种情况的出现,监理单位应积极主动同业主单位沟通,根据合同履行的情况和跟踪检查的结果,及时向业主单位回报,对于其中发现的问题,责令业主单位按照合同中规定的相应内容进行履约,确保合同内容执行的履行效率。因此,监理单位在合同的执行过程中严格把握和审查合同执行的情况及执行过程中产生的问题,尽量高合同的履行率,从而保障工程建设项目能够按照既定计划顺利完成。 
  (五)审核并处理合同有关的索赔工作 
  对于合同在履行过程中出现的问题和违反合同规定的行为,监理工程师在发现后应按照合同内容对违反合同的情况进行鉴定和审查,并在审核后供公正公平的赔偿方案。按照相关程序和法律内容,及时处理好工程项目进展过程中出现的索赔工作。在审核并判定索赔事件成立后,监理工程师还应按照合同内容对承包方出的赔款额度进行计算和进一步的核查,以保证出的赔偿数额正确、合理。作为第三方的调解机构,监理单位在工程建设项目中不单单确保索赔工作审核和执行的顺利,同时还制定并采取相应的防过度索赔的机制和措施,减少无理索赔事件的发生概率及其影响,从而保障项目工程建设的顺利进行。 
  (六)加强合同资料归档管理工作 
  通过对工程建设项目的合同进行分类、整体、编码和归档,不但能起到监理单位对合同文件的科学性、系统性的分管的作用,还能实现工程项目的规范化并高合同管理工作的效率。合同资料的分类整理和归档工作是监理单位发挥其合同管理职能的最后一环,也是对合同管理工作的必总结,方便今后的备案、存档和利用。监理单位在实行项目工程建设的合同管理工作中,不单单重视合同签订前的管理、签订后的分析、履约情况的落实和针对性管理措施的实施,同时还加强对合同管理归档和管理经验的总结和归纳,才能实现监理单位专业能力在实践中不断增长的发展战略。 
  三、工程监理单位加强财务管理的重性 
  财务管理工作对于加强工程监理单位资产的完整性与安全性、会计信息的准确性和有效性有着重的意义。所谓财务管理工作,就是以财务资金运作为对象、以高经济效益为目的、以科学管理决策为手段进行的经济管理活动。目前,随着国家经济建设步伐的逐步加快,工程项目监理单位作为新兴的服务行业,其服务中心集中在对工程项目的投资、进度和工程质量的监督和控制上。因此,工程监理单位的服务内容和性质决定了其在实施监理活动时必然加强其自身的会计核算能力与财务管理的规范化,才能进一步保障工程监理单位在实际应用中的有效性。 
  四、工程监理单位如何强化财务管理 
  为了实现工程监理单位在行业技术增长和市场竞争环境日趋激烈的环境中获得更好的发展,加强工程监理单位财务管理工作主可以从资金管理、资产管理、债权管理和风险管理四个方面入手。 
  (一)资金强化管理 
  资金管理是工程监理项目中财务管理的中心环节。而加强财务资金管理的主方式是高资金的使用效率。因此,从资金管理角度上来说,为了高工程监理单位的财务管理能力,首先加大对资金的管理和考核力度。通过加强对建筑项目中资金使用的具体情况、款项的收支情况入手,严格审核每一笔自己的使用,对预算外的资金支出进行审核和原因的分析,从而保障资金的安全使用。其次,加强资金管理实现对建筑项目中的资金的集中化管理,通过资金的资金集中管理,能够实现对建筑项目进行过程中的限制资金进行集中利用,从而更好地实现项目资金的高效、灵活的运行。再次,在监理单位资金管理工作中,做到尽量减少和避免资金的在途时间和资金分散的情况,从而实现对项目中各项资金的更好地控制。为了实现监理单位强化资金管理的目的,监理单位可以选择加强同项目进行过程中同各大银行之间的交流和业务流量,从而起到扩大建筑项目进行过程中的融资空间,不断通过对资金管理的加强来保障项目资金链的弹性和现金流使用效率。 
  (二)资产强化管理 
  监理单位的资产具有分布分散、项目资产使用率较低等问题。目前监理单位的资产管理中存在着资产管理无法实现动态化、资产处置不够规范等问题,造成了监理单位资产管理中的弱项。由于监理单位资产的管理效率和管理安全均关系到监理单位的稳定和所有资本的增值情况,监理单位的资产是实现工程监理项目进行的重保障。因此,在监理单位的资产管理工作中,不但根据相关的政策和法律法规,做好当前固定资产的管理工作,同时还加强项目资产的评估工作,推动监理单位资产管理制度不断走向健全和完善。在项目进行过程中,监理单位指派专人固定对资产进行专项处理,准确地合适工程监理项目中的资产问题,并对资产进行准确的核实,尤其是根据监理项目中的人员编制情况和实际业务的需,对监理项目的办公用地、职工宿舍、交通运输设备、专业设备等进行统计核算和调配工作,实现监理单位固定资产的集中管理工作,和项目资产的优化配置和资产使用效率的全面高,从而保障项目资产的安全和资产管理运营中的有效性,确保工程监理项目的顺利开展和实施。 
  (三)债权强化管理 
  项目监理过程中出现的工程款拖欠的现象是工程监理项目中债权形成的主原因。因此,为了保障工程监理项目的顺利进行,就加强监理项目的债权管理,并形成合法合规的管理制度和管理机制。在监理项目的债权管理工作中,保证债权计算的准确和各项手续的完整,并采取定期和不定期对债券进行确认和金额核对的办法来加强管理,从而减少坏账产生的可能。随着建设工程项目的增加和工程监理行业竞争的日趋激烈化的发展现状,债权问题给项目监理单位带来的财务风险很大程度上影响了工程监理单位的生存和发展。因此,工程监理单位不但做好债权管理工作,同时还对欠款方的信资状况做好调查和管理工作,进一步降低项目进行过程中应收账款的增加给工程监理工作带来的风险。 
  (四)风险强化管理 
  随着市场经济的发展和市场竞争日益激烈,监理单位在进行项目工程监理过程中面临着更大的财务风险。一方面,随着监理单位行业的扩大和市场风险的增加,工程监理单位财务管理的外界风险在逐步增长。另一方面,由于工程监理单位本身财务信息系统不够完善、内部控制体系尚未健全、内部审计工作无法得到保障,随着建筑工程项目设计资金额度的快速增长,监理单位自身的内部财务风险也在不断高。为了应对来自外部风险和内部风险的双重财务风险的压迫,工程监理单位需全面高财务风险的识别的应对能力、建立健全完善的财务风险评估体系、并将加强对监理项目进行中财务风险关键点的控制作用,从而降低监理活动的运行风险。作为监理单位的财务管理人员,更应积极地投入到财务风险管理的工作中去,既找到风险发生的源头,也控制项目监理实施过程中风险发生的因素,才能全面降低建筑项目实施过程中风险发生的概率。 
  五、结语 
  综上所述,工程项目在进行决策过程中就需慎之又慎。工程监理单位可以通过为建设单位供有价值的项目修改意见和建设方案等,规范工程项目建设和发展,从而避免和减少当前建设工程不合理和盲目投资的概率,降低经济泡沫产生的可能。为了高监理单位在实际建设工程项目中的作用,不断加强监理单位合同管理能力和财务管理能力能将成为新的经济环境下推动监理单位发展的核心动力。 
  参考文献 
  1李霖. 建设工程监理单位逆向选择对策及评标决策D.浙江大学,215. 
  2黄健雄. 建设工程监理行业发展的影响因素分析D.华南理工大学,213. 
  3庞宏利. 工程监理合同研究D.中国政法大学,29. 
  4钟晓宇. 浅谈如何加强工程监理单位的财务管理与合同管理J. 财经界(学术版),215,23266+395. 
  5汪玉玲. 工程监理单位财务管理与合同管理现状解析J. 财经界(学术版),213,16196.